Právní důvod pro zpracování osobních údajů zaměstnance při poskytování benefitů
Zpracování osobních údajů zaměstnance vychází z dohody se zaměstnavatelem o poskytnutí benefitu, v rámci které se zaměstnavatel zaváže k poskytnutí benefitu.
Pokud zaměstnanec projeví o benefit zájem, dochází k účelnému zpracování osobních údajů v souvislosti s poskytovaným benefitem, tj. i k předání osobních údajů zaměstnance dalšímu příjemci, poskytovateli služby, pokud je jím benefit zajišťován.
Právním důvodem pro předmětné zpracování je článek 6 odst. 1 písm. b) GDPR, tedy plnění smlouvy, a to i případě, že k poskytnutí benefitu se zaměstnavatel zavázal v kolektivní smlouvě či právo na benefity stanovil v rámci vnitřního předpisu zaměstnavatele.
V závislosti na různých druzích benefitů je nutné podle čl. 13 GDPR poskytnout zaměstnancům adekvátní informaci o nutném předání osobních údajů poskytovateli benefitu a též i o rozsahu, v jakém budou předány.
V případě, že máte služební vozidla monitorovaná pomocí GPS platí:
Monitorování služebních vozidel při pracovních cestách pomocí GPS v rozsahu a způsobem potřebným pro ochranu a správu majetku je oprávněným zájmem zaměstnavatele, tedy zpracováním osobních údajů dle článku 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
Umožní-li zaměstnavatel využívat služební vozidlo zaměstnanci i k soukromým účelům, jde o určitý druh benefitu. Úprava vzájemných práv a povinností se bude řídit dohodou o použití vozidla. Zaměstnanec by měl být na použití GPS sledování upozorněn, a to v rozsahu informace podle čl. 13 GDPR. Využije-li zaměstnanec vozidlo i v rámci svých soukromých aktivit, je nadále oprávněným zájmem zaměstnavatele chránit svůj majetek prostřednictvím GPS. Pokud podmínku zaměstnavatele ohledně GPS zaměstnanec neakceptuje, nedojde k uzavření smlouvy o použití vozidla, a nebude tak oprávněn předmětný benefit čerpat.
Je důležité však zdůraznit, že zaměstnavatel je oprávněn dále zpracovávat osobní údaje v rámci účelu, pro který byly shromážděny. Tedy zejména za účelem ochrany a správy majetku, vedení evidence jízd (knihy jízd), kterou je zaměstnavatel povinen vést k prokázání daňové uznatelnosti výdajů na pohonné hmoty, oprávněnosti odpisů auta či pro prokázání bezpečnostních přestávek zaměstnanců. Nikoliv však k intenzivní, či stálé kontrole (zaměstnanců), která by byla v rozporu s § 316 odst. 2 a 3 zákoníku práce.